各位申办出国（境）函件的同学：

为优化我校学生出国（境）函件申办服务，统一申报规范、提升办理效率，方便同学们顺利完成材料准备，现将办理签证所需的《出访信息确认函》或《推荐信》的申办流程及相关注意事项说明如下，请大家参考遵照办理。

一、办理适用对象

海南大学全体在校学生，因境外交流学习、国际学术会议、境外短期研修等各类出国（境）事由，需海南大学出具《推荐信》或《出访信息确认函》的，适用本办理流程。

二、函件适用场景说明

两类申办文件需严格按照目标国家使领馆签证要求、境外接收方官方要求选择办理，学生须自行核实所需文件类型并提供对应佐证材料，按需出函，具体适用场景如下：

（一）《出访信息确认函》（附件1）

适用于签证审核环节，需校方官方核实并确认学生在校身份、出访事由、出访时长等备案信息的出国（境）出访场景。

（二）《推荐信》（附件2）

适用于目标国家签证政策、境外接收方明确要求校方出具学生官方推荐证明的出国（境）出访场景。

三、整体办理流程

按需选择对应文件申办，整体办理周期为2-3个工作日（材料补正时间不计入办理时效），具体流程如下：

（一）准备申报材料

邮件需同步提交以下两项材料：

1.填写完整、信息准确的对应附件模板（二选一：《出访信息确认函》或《推荐信》）；

2.材料要求截图（可为目标境外院校或签证使领馆、签证中心公示的材料要求页面）。

（二）规范材料命名

所有申报附件统一按照「姓名-学号-文件名称」格式命名，保证材料规整、便于审核查阅。

（三）发送规范申报邮件

1.将填写完整的附件及佐证截图一并发送至邮箱：shenjie@hainanu.edu.cn。

2.邮件主题统一格式：【出国境函件申请】姓名-学院-出访国家/地区；邮件正文备注个人联系电话及预计出境时间。

（四）材料审核核验

国际合作交流处对申报材料及佐证截图进行审核。若材料缺失、信息有误或不符合要求，将通过邮件告知学生补充更正；审核无误后进入函件申报审批环节。

（五）文件出具

审核通过后，国际合作交流处根据学生申办类型，按要求出具对应函件。

（六）领取办理文件

函件办理完成后，将通过邮件通知学生本人前往国际合作交流处线下领取原件。

四、重要注意事项

（一）所有申办材料须如实填报、真实有效，存在虚假填报、伪造佐证截图等违规行为的，取消申办资格，并按学校相关管理规定处理。

（二）严格依据使领馆或境外方要求按需申办文件，不得重复提交多类申请，避免延误审核进度。

（三）建议提前5-7个工作日提交申请，预留材料修改、审核、盖章时间，杜绝临近截止日期申报导致的办理延误问题。

（四）申请邮件提交后请勿重复投递，若3个工作日内未收到反馈，可咨询工作人员查询办理进度。

五、咨询联系方式

（一）联系人及办公电话：申老师，0898-66269571

（二）办公地点：海甸校区国际合作交流处101办公室（面向图书馆孔子雕像，雕像右手侧沿东坡湖环湖步道向内前行即可到达）