（2025年1月15日更新）

各单位：

根据教育部、文旅部有关文件精神以及《海南大学学术会议管理办法》（海大党政办〔2023〕23号）的有关规定，请各单位参考以下举办国际会议流程，有序开展国际会议申报工作。

一、国际会议定义

在我国境内(不含港、澳、台地区)举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

二、国际会议类别

（一）一般国际会议

1.外宾规模在100人以内或会议总人数在400人以内的人文社科类国际会议；

2.外宾人数在300人以内或会议总人数在800人以内的自然科学类国际会议。

（二）重大国际会议

1.外宾规模在100人以上或会议总人数在400人以上的人文社科类国际会议；

2.外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学类国际会议；

3.邀请外国政府正部长及其以上官员或国家元首、政府首脑出席的国际会议；

4.邀请党和国家领导人出席的会议；

5.其他事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题等的国际会议。

三、会议申报时间

一般国际会议应至少提前3个月申报，重大国际会议应至少提前6个月申报。

若因预留的审批时间不足，致使会议无法如期举行，相应后果将由会议申报单位承担。

四、会议申报要求

（一）严格履行报批手续

以海南大学名义主办、承办或协办的国际会议，无论在省内或在省外举办，以线上或线下形式开展，必须履行校内审批手续，向有关部门申报并获得批准后方可举办。严禁校内单位或个人未经报批私自举办国际会议。

（二）会议规模

会议参会人员包括线上、线下参会的特邀嘉宾和旁听听众，不包括会议工作人员。会议申报人应对会议规模有清晰规划，做好会议规模预估和控制，原则上会议实际规模不得超过会议申报规模。

（三）会议名称要求

1.根据文旅办发〔2023〕36号，不得为提高会议规格，随意使用“中国”“中华”“全国”“国际”“高峰”“峰会”等字样。类似的还有“国际论坛”“世界大会”“高层会议”“全球”“尖端”“顶尖”等字样，均不建议一般国际会议使用。

2.避免使用“第一届”“首届”，从第二届起可以使用。

（四）会议获批后不得擅自取消或擅自变更会议相关信息

会议获批后不得擅自取消，不得擅自更改会议名称、会议规模、举办时间、举办地点、合办单位、会议主题等会议要素。如确有必要修改或取消，须第一时间与国际合作交流处联系，国际合作交流处按要求上报相关请示，获批后方可取消或者变更。

五、会议申报材料及流程

请各单位根据国际会议的类别准备报批材料，具体如下：

（一）海南大学作为唯一/联合主办单位的国际会议办理流程

（二）海南大学作为承办/协办单位（非主办单位）且举办地在海南省内的国际会议办理流程

（三）海南大学作为联合主办、承办或协办单位但举办地在海南省外的国际会议办理流程

六、业务咨询

1、联系人：申老师

2、联系电话：0898-66269571

3、办公地址：海甸校区国际合作交流处（图书馆南附楼）101室