一、概念界定

教职工因公临时出国（境）指教职工受学校派遣，以执行公务为目的，使用财政经费、个人科研经费或邀请方经费等赴国外开展公务或学术活动。

因公临时出国（境）根据出访任务一般分为“学术类出访”和“非学术类出访”两类。“学术类出访”是指我校从事教学和科研工作的人员，出国（境）执行学术交流合作任务，主要包括开展教育教学活动、科学研究、学术访问、出席重要国际学术会议以及执行国际学术组织履职任务等。“非学术类出访”是指执行一般性中外校际和科研院所间的工作交流任务。

二、办理流程

三、办理流程详解

出国（境）前

第一步  上报计划

每年年底报送第二年因公临时出国（境）计划。制定计划前，须确定有能用于执行出访任务的经费来源。

注：使用科研启动经费出国（境）须根据《海南大学科研启动经费管理办法》规定执行。

第二步  材料准备

申请人提前了解相关流程并按《申请材料清单》要求（详见附件）准备相关申报及办理签证材料。

第三步  校内审批

申请人将申请材料电子版发送至邮箱chuguojing@hainanu.edu.cn，国际合作交流处（港澳台办公室）审核无误后，申请人自行打印邮件中确认无误的整套申请材料，按流程办理校内审批，并至少提前3个月提交至国际合作交流处（港澳台办公室）。国际合作交流处（港澳台办公室）审核后将出访信息录入系统，并在处官网公示5个工作日，公示无异议，报学校审批及备案。

注：外籍及港澳台地区教职工完成校内审批程序后方可持因私证件出访。

第四步  省外事办或省委统战部任务审批

国际合作交流处（港澳台办公室）呈文报省外事办或省委统战部审批。省外事办或省委统战部审批通过后出具任务批件。

第五步  申请因公护照/港澳通行证及签证/签注

申请人按照要求准备办理因公签证/签注的材料，国际合作交流处（港澳台办公室）协助申请人向省外事办或省委统战部申办因公护照/港澳通行证（如需新办因公护照，在校内审批阶段同步前往省外事办采集签名及指纹信息）以及申请签证/签注相关手续。申请人须及时提供相关材料并配合办理各项手续。

注：1.因公签证需通过因公渠道在指定领区办理，不可自行选择领区。

    2.部分国家签证办理要求申请人前往北京/广州面签或打指模，具体以实际情况为准。

第六步  购买机票、境外保险及办理换汇等

确认因公护照/港澳通行证及签证/签注办妥后，拟出访人员按照《海南省财政厅关于执行政府购买公务机票有关事项的通知》（琼财采〔2014〕2157号）要求购买机票。

注：购买机票应优先选择由我国航空公司运营的国际航线，由于航班衔接等原因确需选择外国航空公司的，须提交《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》，报国际合作交流处（港澳台办公室）和财务处审批同意。出发前，申请人自行购买境外保险并办理换汇等。

第七步  行前培训

所有因公出国（境）出访必须开展行前培训。行前培训由国际合作交流处（港澳台办公室）组织，时间根据实际情况商定。完成行前培训后，拟出访人员领取因公护照/港澳通行证。

出国（境）中

拟出访人员按照任务批件的审批天数出访，出国（境）期间不得擅自改变出访路线、增加出访国别和地点、延长出访时间等。出国（境）期间须遵守相关法律规定，增强安全意识。如遇特殊情况，请及时与学校或我驻外使领馆联系。

注：出访时间应包括全部往返路程时间，以证照上出入境章为准。如任务批件的出访时间为2024年1月1日至1月7日，则出境时间为1月1日00:00以后，入境时间为1月7日23:59前。

回国（境）后

第一步  归还证照

回国（境）后5日内，将因公护照/港澳通行证归还至国际合作交流处（港澳台办公室），归还前请将因公护照/港澳通行证个人信息页、签证/签注页、出入境签章页扫描备用，以便后续报销使用。

第二步  提交材料

回国（境）后20日内，提交《因公临时出国（境）任务执行情况公示表》（加盖单位公章）、《因公临时出国团组执行中央八项规定及其实施细则精神报告表》、出访报告和访问期间照片等，可先将电子版材料发送至邮箱chuguojing@hainanu.edu.cn进行审核，审核无误后再将签章的纸质版材料交至国际合作交流处（港澳台办公室）。

第三步  办理报销

回国（境）后30日内，按照学校财务有关规定办理报销手续。因公临时出国（境）申请不接受任何理由的事后补报，如未在出访前完成相关审批手续，则无法按规定报销。

四、联系方式

联系电话：0898-66279022

联系邮箱：chuguojing@hainanu.edu.cn

办公地址：海南大学海甸校区图书馆南附楼国际合作交流处（港澳台办公室）出国（境）事务科（101室）